Όταν ψάχνεις για εργασία πολλές φορές η λεπτομέρεια μπορεί να κάνει την διαφορά. Μια από αυτές τις λεπτομέρειες είναι η συνοδευτική επιστολή, η οποία είναι απαραίτητη όταν είστε στην διαδικασία εύρεσης εργασίας.
Καταρχήν η συνοδευτική επιστολή είναι αυτό ακριβώς που λέει και η περιγραφή της, είναι μια επιστολή που συνοδεύει το βιογραφικό σας κάθε φορά που απευθύνεστε σε μια εταιρεία για την κάλυψη κάποιας θέσης. Είναι ένα βήμα που πρέπει να ακολουθείτε κάθε φορά ειδικά στην περίπτωση που μια αγγελία σας ενδιαφέρει πολύ.
Είναι σίγουρο πως ο παραλήπτης του βιογραφικού σας θα εκτιμήσει ιδιαίτερα μια τέτοια επιστολή για τους παρακάτω λόγους:
- Δείχνετε ότι έχετε αφιερώσει χρόνο για την σύνταξη της και κατ’ επέκταση τις ικανότητες σας στην γραπτή επικοινωνία.
- Αν χρησιμοποιήσετε στην επιστολή πληροφορίες που έχετε βρει κατά την έρευνα σας για την εταιρεία που απευθύνεστε δείχνετε ενδιαφέρον για την θέση και ότι είστε ένα σχολαστικό και οργανωτικό άτομο.
- Ο παραλήπτης της επιστολής κερδίζει χρόνο, διότι με μια ανάγνωση θα έχει αποκτήσει μια εικόνα για τα προσόντα και τις σπουδές σας.
- Δείχνει μια στοιχειώδη ευγένεια από την πλευρά σας το οποίο μόνο θετικά αποτελέσματα μπορεί να αποφέρει.
Τα σημεία που πρέπει να προσέξετε κατά την σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής είναι τα εξής:
- Το μέγεθος είναι πολύ σημαντικό, δεν πρέπει να κουράζει τον αναγνώστη αλλά να του δίνει μια σύντομη και περιεκτική εικόνα για την προσωπικότητα, τις σπουδές και την προϋπηρεσία σας.
- Πρέπει να δώσετε μεγάλη σημασία στην ορθογραφία και στη σύνταξη της επιστολής (το ίδιο πρέπει να κάνετε βέβαια και για το βιογραφικό σας).
- Αποφύγετε την μαζική αποστολή (δηλαδή το να στείλετε την ίδια επιστολή σε πολλές εταιρείες). Το αποτέλεσμα που θα πετύχετε θα είναι ακριβώς το αντίθετο απο αυτό που επιθυμείτε. Παλαιότερα, ένας γνωστός μου που μόλις είχε ανοίξει μια εταιρεία, έλαβε ένα βιογραφικό σημείωμα μαζί με μια συνοδευτική επιστολή.
Η επιστολή ξεκινούσε ως εξής «Γνωρίζοντας την μακρόχρονη και πετυχημένη πορεία της εταιρείας σας, θα ήθελα να σας αναφέρω πως θα με ενδιέφερε μια συνεργασία μαζί σας….». Ποιά μακρόχρονη πορεία; Η εταιρεία είχε ανοίξει ένα μήνα νωρίτερα! Όπως καταλαβαίνετε είναι απαραίτητο να αφιερώνετε λίγο χρόνο για να τροποποιείτε την επιστολή σας ανάλογα με την εταιρεία που απευθύνεστε.
- Αν έχετε μεγάλη προϋπηρεσία, χρησιμοποιείτε διαφορετικά τμήματα της ανάλογα με την αγγελία. Έτσι θα δείχνετε κάθε φορά ανταγωνιστικός και ίσως να καταφέρετε να είστε και στους υποψήφιους για συνέντευξη.
Στα ατομικά χαρακτηριστικά σας προσπαθείστε να είστε μετριόφρων και να κρατήσετε χαμηλούς τόνους χωρίς φυσικά να υποτιμήσετε τον εαυτό σας.
Για παράδειγμα αποφύγετε τις εξής εκφράσεις:
- «Είμαι ο ιδανικός για την θέση»,
- «Θα χάσετε αν δεν με καλέσετε για συνέντευξη»,
- «Αν με γνωρίσετε απο κοντά θα εκπλαγείτε»,
- «Νομίζω ότι ο χαρακτήρας μου είναι τέλειος»,
- «Έχω στείλει πολλά βιογραφικά και έχω ανάγκη την δουλειά»,
- «Δεν θα το μετανιώσετε αν με προσλάβετε»…!
(τα έχω διαβάσει σε συνοδευτικές επιστολές όλα όσα αναφέρω…!)
Μην ξεχνάτε όπως τονίζει το «myinterview.gr», να αναφέρετε την πηγή που πληροφορηθήκατε για την θέση (αν έχετε δει κάποια αγγελία) ή αν απλά ενδιαφέρεστε για την εταιρεία και θα θέλατε να έχουν υπόψην τους το βιογραφικό σας σε περίπτωση που ανοίξει κάποια θέση.
Μια συνοδευτική επιστολή αποτελείται από τα εξής μέρη:
- «Τα στοιχεία του παραλήπτη
Την ημερομηνία
Την θέση ή το τμήμα της εταιρείας που απευθύνεστε
Το θέμα
Τον επίλογο
Τα στοιχεία του αποστολέα
Υπόδειγμα Συνοδευτικής Επιστολής
Προς: (Επωνυμία της εταιρείας που απευθύνεστε)
Υπόψην: (Αναφέρετε το όνομα του υπευθύνου αν το γνωρίζετε και αν όχι γράψτε: Προς Διευθυντή Προσωπικού)
Ημερομηνία: (Προσοχή, φροντίστε να την ανανεώνετε κάθε φορά που στέλνετε το βιογραφικό σας)
Αξιότιμε κύριε/κυρία
Επικοινωνώ μαζί σας για να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για την θέση που δημιοσιεύσατε πρόσφατα με κωδικό ΠΛΤ131 (ή για να εκφράσω το ενδιαφέρον μου να εργαστώ στην εταιρεία σας, σε περίπτωση που δεν απαντάτε σε κάποια συγκεκριμένη αγγελία).
Θεωρώ ότι οι σπουδές μου στη Διοίκηση επιχειρήσεων αλλά και η επαγγελματική μου εμπειρία έχουν άμεση σχέση με την θέση που επιθυμείτε να καλύψετε. Τα τελευταία 5 χρόνια που εργάζομαι έχω αναπτύξει πολλές ικανότητες, ορισμένες απο τις οποίες είναι η γρήγορη προσαρμοστικότητα σε διάφορες καταστάσεις, η πελατοκεντρική φιλοσοφία αλλά και η αναλυτική σκέψη. Με χαρακτηρίζουν οι διαπραγματευτικές μου ικανότητες, οι οποίες σε συνδυασμό με την μεθοδικότητα και την οργανωτικότητα μου, βοηθούν πάντα στην επίτευξη των στόχων μου.
Στο συνημμένο βιογραφικό θα δείτε όλες τις λεπτομέρειες από την επαγγελματική μου εμπειρία, τις σπουδές και τα ενδιαφέροντα μου. Πιστεύω ότι το προφίλ της εταιρείας σας ταιριάζει με τις ικανότητες μου και θα με ενδιέφερε πολύ μια συνεργασία μαζί σας.
Είμαι στην διάθεση σας για περισσότερες πληροφορίες και ελπίζω να σας συναντήσω σύντομα.
Με εκτίμηση
Το ονοματεπώνυμο σας.»