Ετήσιος πίνακας προσωπικού – Τι ισχύει αναλυτικά – Οδηγίες υποβολής

Το Εργατοϋπαλληλικό Κέντρο Φλώρινας σας γνωρίζει ότι σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 16 «Υποβολή καταστάσεων προσωπικού και προγραμμάτων ωρών εργασίας» του ν. 2874/2000, κάθε εργοδότης υποχρεούται όπως μια φορά το χρόνο να καταθέτει, καθ΄ οιονδήποτε τρόπο, στην αρμόδια υπηρεσία του Σ.ΕΠ.Ε.-Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης, εις διπλούν, πίνακα με την επωνυμία, το είδος, τον τόπο λειτουργίας και το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης ο οποίος θα περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία ενός εκάστου των απασχολούμενων σε αυτή μισθωτών.

Α. Το ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, ηλικία και οικογενειακή κατάσταση (τέκνα).
Β. Την ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης και την τυχόν προϋπηρεσία στην ειδικότητα.
Γ. Τον αριθμό κάρτας πρόσληψης (Ο.Α.Ε.Δ.), τον αριθμό μητρώου του Ι.Κ.Α., τον αριθμό βιβλιαρίου ανηλίκων (επί απασχολήσεων ανηλίκων) και τον αριθμό αδείας εργασίας αλλοδαπού (επί απασχολήσεως αλλοδαπού).
Δ. Τα στοιχεία του τεχνικού ασφάλειας και του γιατρού εργασίας, καθώς και το ωράριο απασχόλησης τους στην επιχείρηση.
Ε. Τη διάρκεια εργασίας (ώρες έναρξης και λήξης ημερήσιας εργασίας), το διάλειμμα και τις διακοπές εργασίας.
ΣΤ. Τις πάσης φύσεως καταβαλλόμενες αποδοχές,

Κάθε εργοδότης υποχρεούται να καταθέτει μια φορά τον χρόνο πίνακα προσωπικού καταγράφοντας το σύνολο του προσωπικού, με τα πλήρη στοιχεία εκάστου όπως αυτά αναφέρονται, Α έως ΣΤ, στην παράγραφο 1 του άρθρου 16 του ν.2874/2000, που απασχολεί με σχέση εξαρτημένης εργασίας στην επιχείρηση του κατά την ώρα υποβολής. (είτε αορίστου είτε ορισμένου χρόνου, κατά τον χρόνο υποβολής του πίνακα και εντός της νόμιμης προθεσμίας – Εγγρ.35043/685/20-10-2014 ).

Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξη του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών και έχουν όλες τις ευθύνες που προβλέπονται από το ν.1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄). Τυχόν παράλειψη της υπογραφής από τον υπεύθυνο λογιστή αιτιολογείται από τον εργοδότη με δήλωση του ν.1599/1986 (ΦΕΚ 75 Α΄).

Η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής εφαρμόζεται υποχρεωτικά από όλους τους εργοδότες ή τους κατά περίπτωση υπόχρεους, πλην εκείνων που αντιμετωπίζουν αντικειμενική αδυναμία πρόσβασης στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ λόγω μη απογραφής τους στον ΕΦΚΑ ή απογραφής τους στον ΕΦΚΑ χωρίς Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ). άρθρο 14 παράγραφος 14.1 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019.

Στις περιπτώσεις της προηγούμενης παραγράφου, τα έντυπα κατατίθενται με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/ και του ΟΑΕΔ, κατά λόγο αρμοδιότητας ισχυουσών των προθεσμιών και της διαδικασίας που αφορούν τη χειρόγραφη υποβολή, μέχρι τον ηλεκτρονικό συγχρονισμό του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ. (άρθρο 14 παράγραφος 14.2 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πεδία των εντύπων και στα συνημμένα αρχεία καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από εργοδότη, λοιπούς κατά περίπτωση υπόχρεους και εργαζόμενο, αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεου προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων. (άρθρο 4 παράγραφος 4.25 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019.)

Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων Ε3 και Ε4, αναγράφεται υποχρεωτικά (στο σχετικό πεδίο) ο αριθμός αδείας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με: α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων, β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων, γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες, δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβητών και ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης. ( άρθρο 4 παράγραφος 4.8 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Ο ετήσιος πίνακας προσωπικού (έντυπο Ε4) υποβάλλεται ηλεκτρονικά μία φορά το χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 01 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου, (άρθρο 5 παράγραφος 5.16 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Κατά την ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου Ε4 «Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού», έχει προστεθεί η επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση».

Μέσω της εν λόγω λειτουργίας δημιουργείται ο ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή ετήσιου πίνακα προσωπικού 2019 και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του νέου ετήσιου πίνακα 2020.Κατ’ αυτόν τον τρόπο, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο αριθμός του συνόλου των εργαζομένων, βάσει βέβαια των στοιχείων που έχει δηλώσει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ο εργοδότης.

Για τον λόγο αυτόν οι εξωτερικοί χρήστες, οφείλουν να ελέγξουν με ιδιαίτερη προσοχή τα προσυμπληρωμένα στοιχεία, πριν υποβάλουν τον ετήσιο πίνακα μέσω της ανωτέρω διαδικασίας, ώστε να διορθώσουν τυχόν λάθη ή παραλείψεις.

Κατά την υποβολή του εντύπου Ε4 ο χρήστης συμπληρώνει προαιρετικά, εφόσον είναι διαθέσιμο, το έντυπο έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και δεξιότητες ( άρθρο 4 παράγραφος 4.12 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019)

Κατά την ηλεκτρονική υποβολή δε του ως άνω εντύπου προστίθεται επιλογή «Προσυμπλήρωση εργαζομένων από τρέχουσα κατάσταση», οπότε θα δημιουργείται ο τρέχων ετήσιος πίνακας προσωπικού βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή του πίνακα προσωπικού έτους 2019 και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) που μεσολαβούν μέχρι την ημερομηνία υποβολής του ετήσιου πίνακα προσωπικού 2019. Έτσι, διαμορφώνεται η τρέχουσα κατάσταση κάθε παραρτήματος και αποτυπώνεται ο ακριβής αριθμός του συνόλου των εργαζομένων σε σχέση με την απασχόληση ( παράγραφος 8 του Αριθμ. πρωτ.: οικ.: 31349/95/15-09-2014).

Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν μισθό ή ημερομίσθιο πλήρους απασχόλησης, υπολειπομένου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο (άρθρο 4 παράγραφος 4.26 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν αναλογία μισθού ή ημερομισθίου μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο (άρθρο 4 παράγραφος 4.27 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Ειδικά τα έντυπα Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9, Ε11 και Ε12 μπορούν να υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο (άρθρο 4 της παραγράφου 4.31 της αριθμ.40331/Δ1.13521/2019).

Από 01-10-2016 έχει τεθεί σε εφαρμογή η διασταύρωση στοιχείων εργαζομένων μέσω διασύνδεσης των συστημάτων ΓΓΔΕ και ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, συγκεκριμένα σε περίπτωση καταχωρήσεως λάθους στοιχείων το ΠΣ Εργάνη θα εμφανίζει σχετικό μήνυμα λάθους και δεν θα επιτρέπεται η οριστική υποβολή εντύπων εάν τα καταχωρηθέντα στοιχεία δεν ταυτίζονται με αυτά της ΓΓΔΕ. Η ΓΓΔΕ ήδη διαθέτει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ διαδικτυακή υπηρεσία (web service) Πληροφοριών Μητρώου. Συγκεκριμένα, η υπηρεσία αυτή, λαμβάνοντας ως παράμετρο εισόδου τον ΑΦΜ ενός Φυσικού ή Μη Προσώπου, επιστρέφει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ πληροφορίες για τα ακόλουθα:

• τα βασικά στοιχεία του Φορολογούμενου (Φυσικό ή Μη Φυσικό Πρόσωπο)
• τα στοιχεία Επικοινωνίας (Διεύθυνση -Τηλέφωνο)
• τον εμπορικό Τίτλο της Επιχείρησης και τις Δραστηριότητες
• πρόσθετα στοιχεία Επιχειρήσεων (Φυσικά και Μη Φυσικά Πρόσωπα) ( Αριθ. πρωτ.: 41815/Δ.10.199/16-9-2016)

Η συμπλήρωση του εντύπου αυτού αποτελώντας μια πρώτη προσπάθεια ανίχνευσης των αναγκών του ιδιωτικού τομέα θα συνδράμει σημαντικά στην ανάπτυξη της επαγγελματικής εκπαίδευσης, στη στόχευση της κατάρτισης και στην ανάπτυξη του θεσμού της μαθητείας.

Για να επιτευχθεί η πλήρης και ακριβής απογραφή του εργατικού δυναμικού που απασχολείται με εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη της χώρας υπάρχει και η επιλογή υποβολής Ε4 Ετήσιου Συμπληρωματικού πίνακα, ο οποίος κατατίθεται μόνο για απασχολούμενους που εργάζονταν την ώρα υποβολής του Ε4-Ετήσιου πίνακα αλλά δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν.(Αρ.πρ. 40990/50/25-02-2015)

Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη προθεσμία κατάθεσης, δηλαδή έως και την 31 Οκτωβρίου. (άρθρο 5 παράγραφος 5.16 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Ως ημερομηνία υποβολής των εντύπων θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτών στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα-εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου (άρθρο 5 παράγραφος 5.22 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή (άρθρο 4 παράγραφος 4.29 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019).

Σε περίπτωση παρέλευσης των προβλεπόμενων προθεσμιών, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής των εντύπων (άρθρο 6 παράγραφος 6.1 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019)

Σε περίπτωση μεταβολής αποδοχών η οποία συμπίπτει μέσα στο χρονικό διάστημα από 1 Οκτωβρίου έως και 31 Οκτωβρίου, αρκεί μόνον η ενημέρωση του Ετήσιου Πίνακα προσωπικού ( αρκεί να γίνει μέσα σε 15 ημέρες από την μεταβολή ) με τις νέες αποδοχές χωρίς την υποχρέωση υποβολής και του Πίνακα Τροποποίησης Αποδοχών.

Τέλος, σύμφωνα με το ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι «Διάθεση της Απεικόνισης Τρέχουσας Κατάστασης και των στοιχείων εργαζομένων» και ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ «Μαζική Καταχώρηση στοιχείων του Εντύπου Ε4 «Πίνακα Προσωπικού» με χρήση αρχείου», διατίθεται εφαρμογή απεικόνισης της τρέχουσας κατάστασης και των στοιχείων των εργαζομένων καθώς και η μαζική καταχώρηση τους στο Έντυπο Ε4 «Πίνακα Προσωπικού» με τη χρήση αρχείου (.xml) (Αριθ. πρωτ.: 41815/Δ 10.199/16-9-2016).    ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι «Διάθεση της Απεικόνισης Τρέχουσας Κατάστασης και των στοιχείων εργαζομένων»    Στο μενού «Μητρώα» προστίθενται νέες επιλογές «Εργατικό Δυναμικό» και «ΑΦΜ βάσει ΓΓΔΕ» με την παρακάτω λειτουργικότητα,    i) «Εργατικό Δυναμικό»:    Ο χρήστης συμπληρώνει το «Παράρτημα» και αφού επιλέξει το πεδίο «Τρέχουσα Κατάσταση», δημιουργείται βάσει των στοιχείων που προκύπτουν από την προηγούμενη υποβολή του ετησίου πίνακα προσωπικού και από τις ροές αναγγελιών (προσλήψεις, αποχωρήσεις, απολύσεις) η τρέχουσα κατάσταση, στην οποία αποτυπώνονται οι ενεργοί εργαζόμενοι του συγκεκριμένου παραρτήματος.    ii) «ΑΦΜ βάσει ΓΓΔΕ»:    Ο χρήστης επιλέγει ως κριτήριο τον Α.Φ.Μ. του εργαζομένου και στη συνέχεια με κλικ στο πεδίο «Αναζήτηση» ανακαλούνται μέσω της διασύνδεσης με τη ΓΓΔΕ μόνο για το υπάρχον προσωπικό, τα εξής στοιχεία ανά εργαζόμενο: Επώνυμο, Όνομα, Πατρώνυμο, Μητρώνυμο, Υπηκοότητα και Ημερομηνία Γέννησης.    ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ Μαζική Καταχώρηση στοιχείων του Εντύπου Ε4 «Πίνακα Προσωπικού» με χρήση αρχείου (.xml)

❖ Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ
❖ Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ
❖ Ε4 ΑΡΧΙΚΟΣ
❖ Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΑΠΟΔΟΧΩΝ
❖ Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ

Για την καταχώρηση των στοιχείων του αρχείου *.xml στο «ΕΡΓΑΝΗ» ο χρήστης πρέπει να επιλέξει από το μενού [ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ] >> [Ομαδικές υποβολές] >> [Εισαγωγή από αρχείο]. «Εισαγωγή από Αρχείο» και συνέχεια στην οθόνη που ανοίγει, επιλέγει στο «Είδος κατάστασης» την λίστα με το είδος του εντύπου που θέλει να καταχωρίσει με ομαδική υποβολή.

Με κλικ στο κουμπί «Επιλογή Αρχείου» επιλέγει αρχείο σε μορφή *.xml, από το οποίο, μετά από κλικ στο κουμπί «Ενημέρωση», θα αντληθούν τα στοιχεία των ομαδικών υποβολών και θα εισαχθούν αυτόματα στο προς υποβολή έντυπο.

Μετά την ενημέρωση οι γνωστοποιήσεις για την ομαδική υποβολή του προς υποβολή εντύπου Ε4 βρίσκονται καταχωρημένες σε κατάσταση υποβολής «Προσωρινή» και θα πρέπει να αναζητηθούν αντίστοιχα στην κύρια οθόνη «Έντυπα ΣΕΠΕ»-«Καταστάσεις Προσωπικού»-«Αναζήτηση» για να υποβληθούν εξατομικευμένα ανά έντυπο, παράρτημα κλπ. (Αριθ. πρωτ.: 41815/Δ.10.199/16-9-2016).

Οδηγίες για την  συμπλήρωση του εντύπου Ε4 : Πίνακας Προσωπικού

Η ηλεκτρονική υποβολή πραγματοποιείται στην διεύθυνση: https://eservices.yeka.gr/

Για την εισαγωγή στο σύστημα Εργάνη πληκτρολογούμε όνομα και κωδικό χρήστη που χρησιμοποιείτε στο ΟΠΣ ΕΦΚΑ.

Πρόσβαση στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ έχουν οι εργοδότες και οι λοιποί κατά περίπτωση υπόχρεοι που είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΕΦΚΑ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΠΣ ΕΦΚΑ. άρθρο 4 παράγραφος 4.1 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019.

Για την υποβολή του πίνακα Ε4, επιλέγουμε «ΕΝΤΥΠΑ ΣΕΠΕ», «Καταστάσεις Προσωπικού» και ακολούθως το πεδίο «Εισαγωγή» ή εναλλακτικά κάνουμε κατευθείαν εισαγωγή από την επιλογή «Για να καταχωρήσετε νέα Κατάσταση Προσωπικού, πατήστε εδώ:»

Υποχρεωτικά συμπληρώνεται,

Το παράρτημα:

Επιλέγεται το παράρτημα του εργοδότη για το οποίο υποβάλλεται πίνακας προσωπικού. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται στη λίστα είναι αυτά που έχουν απογραφεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του ΙΚΑ.

Το είδος κατάστασης:

Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ

Κατατίθεται από 01 Οκτωβρίου έως 31 Οκτωβρίου κάθε έτους

Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ

Δίνεται η δυνατότητα στους εργοδότες που έχουν υποβάλλει πίνακα «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ» χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού τους σε αυτόν, να υποβάλλουν έως και τις 31-10-201.. και «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟ» μόνο για το προσωπικό που δεν είχε δηλωθεί στον πρώτο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ» πίνακα.

Ε4 ΑΡΧΙΚΟΣ

Σε περίπτωση σύστασης νέου παραρτήματος που απασχολεί προσωπικό εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού, δηλαδή από 01/11 κάθε έτους έως 30/9 του επόμενου έτους, τότε και μόνο υποβάλλεται Αρχικός πίνακας προσωπικού για το παράρτημα αυτό. Ο Αρχικός πίνακας είναι ο πρώτος που υποβάλλεται ηλεκτρονικά για το προαναφερθέν χρονικό διάστημα και αφορά τις περιπτώσεις: i) μεταβολής των αποδοχών, ii) πρόσληψης νέου εργαζομένου και iii) αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

Για τους εργαζόμενους που προσλαμβάνονται κατά την έναρξη λειτουργίας του νέου παραρτήματος, θα αναγράφεται στο πεδίο «Παρατηρήσεις» του κάθε εργαζόμενου «Νέα Πρόσληψη», ενώ για τους εργαζόμενους που μεταφέρονται από άλλο παράρτημα θα αναγράφονται στο ίδιο πεδίο «Μεταφορά από …» και ακολούθως τα στοιχεία της διεύθυνσης του Παραρτήματος από το οποίο μεταφέρθηκε.

Η υποβολή Αρχικού πίνακα αφορά την ηλεκτρονική υποβολή – και όχι τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία – και γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα προσωπικού.

Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΑΠΟΔΟΧΩΝ

Αφορά την περίπτωση μεταβολής στοιχείων των ήδη υποβληθεισών αποδοχών των εργαζομένων, μεταβολές σε μόνιμη βάση (πχ αλλαγή μισθολογικού κλιμακίου) και όχι περιπτώσεις όπως λχ περικοπή αποδοχών λόγω συμμετοχής σε απεργία ή λόγω αδικαιολόγητης απουσίας.

Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ

Αφορά πρόγραμμα ωραρίου ή οργάνωσης του χρόνου εργασίας: αποτελεί συνέχεια ήδη υποβληθέντος προγράμματος ωραρίου εργασίας είτε οργάνωσης του χρόνου εργασίας του οποίου η ισχύς έχει παρέλθει

Μετά την υποχρεωτική *συμπλήρωση του Παραρτήματος και το Είδος κατάστασης κάνουμε εισαγωγή.

ΠΕΔΙΑ «ΕΦΚΑ»

Τα πεδία «ΕΠΩΝΥΜΙΑ», «Α.Μ.Ε.», «Α.Φ.Μ.», «Δ.Ο.Υ.», «Α/Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΚΑΤΑ ΙΚΑ», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» προκύπτουν μέσα από διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΕΦΚΑ(πρώην ΙΚΑ). Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΕΦΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».

ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ

Εισάγονται τα πρώτα τέσσερα ψηφία του «ΚΩΔΙΚΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ» που έχει αποδοθεί από το TAXISγια το συγκεκριμένο παράρτημα.

ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ

Επιλέγεται από λίστα η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» σύμφωνα με το Ν.3852/2010 (Νόμος Καλλικράτη) όπου βρίσκεται το παράρτημα, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ».

ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕΠΕ

Επιλέγεται από λίστα η Υπηρεσία του ΣΕΠΕ στην κατά τόπον αρμοδιότητα της οποίας υπάγεται το παράρτημα.

ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗ ΧΩΡΑ

Συμπληρώνονται τα πεδία «Άνδρες», «Γυναίκες», «Ανήλικα» και «Σύνολο» για το σύνολο του απασχολούμενου προσωπικού στην ελληνική επικράτεια.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Σε αυτό το πεδίο παρακαλείστε να υποβάλλετε πληροφορίες που αφορούν το προς υποβολή έντυπο.

Ε4 ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ – ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ

Εισάγεται ο Α.Φ.Μ. του νομίμου εκπροσώπου και ελέγχεται. Εφόσον ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι απογεγραμμένος στο ΕΦΚΑ( πρώην ΙΚΑ) και δεν έχει λήξει η θητεία του, τα πεδία «Α.Φ.Μ.», «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ», «ΟΝΟΜΑ ΠΑΤΕΡΑ», «Δ.Ο.Υ.», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» συμπληρώνονται αυτόματα μέσα από τη διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΕΦΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».

ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ

Επιλέγεται από λίστα η ‘ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ’ του τόπου κατοικίας, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ-‘ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)’ και ‘ΔΗΜΟΣ’.

Ε4 ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ – ΙΑΤΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Σε όλες τις επιχειρήσεις ανεξαρτήτως αριθμού εργαζομένων ο εργοδότης έχει την υποχρέωση να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες τεχνικού ασφάλειας. ΝΟΜΟΣ 3850/2010 άρ. 9 – άρ. 14

Στις επιχειρήσεις που απασχολούν 50 εργαζόμενους και άνω ο εργοδότης έχει την υποχρέωση να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες ιατρού εργασίας.Ν.3850/2010 άρ.8

ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ

Συμπληρώνονται τα στοιχεία «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ» και «Α.Φ.Μ.» του τεχνικού ασφάλειας (ΤΑ) και του ιατρού εργασίας (ΙΕ) που παρέχουν υπηρεσίες Ασφάλειας και Υγείας στο παράρτημα.

ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΚΑΙ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΔΙΚ/ΚΩΝ

Αφορά την κατάθεση στην κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία ΚΕΠΕΚ ή Τμήμα Τεχνικής και Υγειονομικής Επιθεώρησης των δικαιολογητικών ορισμού ΤΑ και ΙΕ για τον έλεγχο του νομοτύπου της ανάθεσης. Το πεδίο συμπληρώνεται ως κείμενο πχ «8173/18-09-2017».

ΩΡΑΡΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

Συμπληρώνεται το πρόγραμμα επισκέψεων του ΤΑ και του ΙΕ στο παράρτημα πχ «κάθε 3η Πέμπτη του μήνα 09:00 – 11:15».

Ε4 ΒΕΒΑΙΩΝ

Συμπληρώνονται τα προσωπικά στοιχεία του βεβαιούντος την ορθότητα των πάσης φύσεως καταβαλλόμενων μεικτών αποδοχών

Ε4 ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ

Εισαγωγή Απασχολούμενων από αρχείο. Επισυναπτόμενο Αρχείο (xml):

Με κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» ή «Browse» επιλέγεται αρχείο σε μορφή *.xml, από το οποίο μετά από κλικ στο κουμπί «Προσθήκη από αρχείο» θα αντληθούν τα στοιχεία των εργαζομένων και θα εισαχθούν αυτόματα στον προς υποβολή πίνακα προσωπικού. Το αρχείο αυτό είναι αποθηκευμένο τοπικά στον υπολογιστή του υποβάλλοντος και έχει μορφή *.xml. Παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) ειδικής ανεξάρτητης εφαρμογής από την αρχική οθόνη του Πληροφοριακού Συστήματος, με τη χρήση της οποίας καταχωρούνται τοπικά τα στοιχεία των εργαζομένων και παράγεται το σχετικό αρχείο σε μορφή *.xml. Εναλλακτικά, στις περιπτώσεις που το αρχείο *.xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, μπορείτε να κατεβάσετε από το ίδιο σημείο το σχήμα (*.xsd) του αρχείου.

Τα στοιχεία των απασχολούμενων είναι προ-συμπληρωμένα όταν προηγουμένως έχει γίνει η επιλογή «Ε4 – Αναπαραγωγή από Προηγούμενη Υποβολή»

On-Line Καταχώρηση στοιχείων εργαζομένων

Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση», ανοίγει κάθε φορά η καρτέλα συμπλήρωσης στοιχείων νέου εργαζόμενου.

Α.Φ.Μ. – Α.Μ.Κ.Α. – ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ

Ο «Α.Φ.Μ.» και ο «Α.Μ.Κ.Α.» είναι υποχρεωτικά πεδία και ως εκ τούτου είναι αδύνατη η καταχώρηση εργαζομένου στον πίνακα προσωπικού όταν αυτός δεν διαθέτει και τους δύο αυτούς μοναδιαίους αριθμούς. Αντίθετα η συμπλήρωση του πεδίου «ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ» είναι προαιρετική διότι δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοι ασφαλισμένοι στο ΙΚΑ.

Αμέσως μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Α.Φ.Μ.» καταχωρούνται αυτόματα από την εφαρμογή τα λοιπά προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου με την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει υποβάλει ηλεκτρονικά για το συγκεκριμένο εργαζόμενο άλλο έντυπο για οποιοδήποτε παράρτημα.

ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ

Συμπληρώνεται με ελεύθερο κείμενο η ειδικότητα του εργαζόμενου.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν συμπληρώνεται κωδικός ειδικότητας.

ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ – ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗΣ

Συμπληρώνεται το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας. Δίνεται επιπλέον η δυνατότητα το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας να υποβληθούν με επισυναπτόμενο αρχείο μορφής *.pdf. Σε τέτοια περίπτωση τα δύο πεδία πρέπει να είναι κενά, να είναι επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) το πεδίο «ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΩΡΩΝ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ-ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ-ΔΙΑΚΟΠΗΣ ΜΕ ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΑΡΧΕΙΟ» και να προσδιορίζεται το σχετικό αρχείο στο πεδίο «Επισυναπτόμενο αρχείο» στο κάτω μέρος της οθόνης.

ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ-ΔΙΑΚΟΠΗΣ: δηλώνεται η συνολική διάρκεια διαλείμματος και όχι σε ώρα έναρξης και λήξεως.

Σύμφωνα με το άρθρο 4 του ΠΔ 88/99 όταν ο χρόνος ημερήσιας εργασίας υπερβαίνει τις έξι ώρες πρέπει να χορηγείται διάλειμμα τουλάχιστον 15 λεπτών κατά τη διάρκεια του οποίου οι εργαζόμενοι δικαιούνται να απομακρυνθούν από τη θέση εργασίας.

ΣΥΝΟΛΟ ΜΕΙΚΤΩΝ ΑΠΟΔΟΧΩΝ ΚΑΙ ΩΡΟΜΙΣΘΙΟ

Εργατοτεχνίτης:
«Μικτές αποδοχές» = «Εβδομαδιαίες ώρες» x 4,333 x «Ωρομίσθιο»
Υπάλληλος:
«Μικτές αποδοχές» = «Εβδομαδιαίες ώρες» x 4,166 x «Ωρομίσθιο»

Μετά την συμπλήρωση και αποθήκευση των στοιχείων για όλους τους εργαζόμενους επιλέγουμε το κουμπί «Επιστροφή στον Πίνακα» το οποίο εμφανίζει το σύνολο των εργαζομένων με τα συμπληρωμένα στοιχεία, αφού γίνει ένας επιπλέον έλεγχος για την ορθότητα των στοιχείων που καταχωρήθηκαν προχωράμε στην Υποβολή του Πίνακα και στην εκτύπωση του.

Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου στο σύστημα εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής. Το αντίγραφο αποτελεί για τον εργοδότη και τον κατά περίπτωση υπόχρεο αποδεικτικό υποβολής το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως. άρθρο 4 παράγραφος 4.4 του Αριθμ. πρωτ.: 40331/Δ1.13521/2019

Προσοχή: Με μέριμνα του εργοδότη o πίνακας προσωπικού/ωρών εργασίας, αναρτάται σε εμφανές σημείο του τόπου εργασίας χωρίς τη στήλη των καταβαλλόμενων αποδοχών προφυλασσόμενο κατάλληλα από τυχόν φθορές. παράγραφος 4 του άρθρου 16 του Ν.2874/2000