Με ποια κριτήρια μπορείτε να επιλέξετε ένα πρόγραμμα παραγγελιοληψίας για την εταιρεία σας!
Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση για το κατάλληλο πρόγραμμα παραγγελιοληψίας είναι σημαντικό να κατανοήσετε τις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησής σας. Πολλές επιχειρήσεις έχουν διαφορετικές απαιτήσεις ανάλογα με το μέγεθος, τον κλάδο και τον όγκο των παραγγελιών τους.
Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή και διαχειρίζεται λίγες παραγγελίες, όπως για παράδειγμα μια καφετέρια, μπορεί να μην χρειάζεστε ένα περίπλοκο και ακριβό πρόγραμμα παραγγελιοληψίας. Αντίθετα, εάν διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο παραγγελιών, ίσως χρειαστείτε ένα σύστημα που να μπορεί να ενσωματώνει πολλές λειτουργίες, όπως η παρακολούθηση αποθέματος, η διαχείριση αποθήκης και η ενοποίηση με ένα σύστημα ERP ή CRM. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε πολλά υποκαταστήματα και να κάνετε υπηρεσίες delivery. Αν ένας πελάτης παραγγείλει από το διαδίκτυο και ένας άλλος από το φυσικό μαγαζί, θα πρέπεινα υπάρχει δυνατότητα το σύστημα να δει ταυτόχρονα και τις δυο παραγγελίες καινα ενημερώσει την αποθήκη αν η παραγγελία έχει εξαντληθεί, έτσι ώστε να προχωρήσει σε προμήθεια υλικών με αυτοματοποιημένες διαδικασίες.
Ένα σημαντικό κριτήριο κατά την επιλογή του προγράμματος παραγγελιοληψίας είναι η ευκολία χρήσης του. Το σύστημα πρέπει να είναι απλό και κατανοητό ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν να το χρησιμοποιήσουν χωρίς δυσκολία από κινητό και tablet. Ένα περίπλοκο και δύσχρηστο πρόγραμμα μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και καθυστερήσεις, επηρεάζοντας αρνητικά την παραγωγικότητα και την εμπειρία του πελάτη.
Επιπλέον, εξετάστε το είδος της εκπαίδευσης που παρέχεται για τη χρήση του συστήματος από την κάθε εταιρεία. Πολλές εταιρείες λογισμικού προσφέρουν οδηγούς, βίντεο ή ακόμα και σεμινάρια για να βοηθήσουν το προσωπικό σας να εξοικειωθεί με το πρόγραμμα. Η εκπαίδευση αυτή είναι κρίσιμη για την αποτελεσματική χρήση του συστήματος, ειδικά σε επιχειρήσεις με πολλούς εργαζόμενους. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία προσφέρει υποστήριξη σε περίπτωση προβλημάτων και είναι σε θέση να λύσει τις απορίες που έχει το προσωπικό σχετικά με τη χρήση του συστήματος.
Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικές ανάγκες όσον αφορά τις λειτουργίες που πρέπει να παρέχει το πρόγραμμα παραγγελιοληψίας. Μερικές από αυτές θα δούμε στην συνέχεια:
Εάν το πρόγραμμα είναι συνδεδεμένο με το σύστημα της αποθήκης, θα μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση του αποθέματός σας σε πραγματικό χρόνο.
Ορισμένα συστήματα επιτρέπουν την αποθήκευση δεδομένων των πελατών για περεταίρω επεξεργασία και διαφήμιση, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείριση των παραγγελιών και τη βελτίωση της εξυπηρέτησης. Αυτή η λειτουργία επιτρέπει την ανάλυση των δεδομένων από τις παραγγελίες, προσφέροντας πληροφορίες για τη βελτίωση των υπηρεσιών και των προϊόντων που προτιμούν οι πελάτες.
Εξετάστε αν το σύστημα αναβαθμίζεται με τις τελευταίες τροποποιήσεις και παρέχει την ασφάλεια που χρειάζεται για τα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα των πελατών που καταχωρούνται στο σύστημα κατά την διαδικασία της παραγγελίας. Η τεχνολογία εξελίσσεται συνεχώς και το λογισμικό πρέπει να αναβαθμίζεται τακτικά για να ικανοποιεί τις ανάγκες της επιχείρησής σας.
Το κόστος είναι κάτι που απασχολεί όλους, όταν σκεφτόμαστε την μετάβαση σε ένα σύγχρονο πρόγραμμα. Φυσικά, είναι ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες που πρέπει να εξετάσετε όταν επιλέγετε ένα πρόγραμμα παραγγελιοληψίας. Τα προγράμματα αυτά διαφέρουν σημαντικά ως προς το κόστος, ανάλογα με τις λειτουργίες που παρέχουν και τον αριθμό των χρηστών που μπορούν να εξυπηρετήσουν.
Πριν επιλέξετε ένα σύστημα, καθορίστε τον προϋπολογισμό της επιχείρησής σας και εξετάστε ποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες. Υπάρχουν επιλογές που κυμαίνονται από απλά, φθηνά προγράμματα για μικρές επιχειρήσεις έως πιο σύνθετα και ακριβά συστήματα για μεγαλύτερες εταιρείες. Βεβαιωθείτε πως το κόστος του συστήματος περιλαμβάνει όλες τις βασικές λειτουργίες που χρειάζεστε και ότι δεν υπάρχουν κρυφές χρεώσεις για πρόσθετες υπηρεσίες ή αναβαθμίσεις.
